Privacybeleid

Onze scouts- en gidsengroep hecht veel belang aan de privacy van haar leden, leiding, ouders, vrijwilligers, huurders, bezoekers en sympathisanten. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken, voor welke doeleinden we dit doen en welke rechten je daarbij hebt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Algemene informatie over onze groep

• Naam: O1414G - SIK
• Adres: Ottergemsesteenweg 383, 9000 Gent
• Website: www.sikgent.be

Onze groep is voor bepaalde verwerkingen zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Gegevens van leden en leiding worden daarnaast verwerkt binnen de werking van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Voor deze gegevens kan onze groep optreden in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Meer informatie hierover vind je in het privacybeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen via scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van je relatie met SIK Gent kunnen wij onder andere volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatiegegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en lidnummer;
• persoonlijke gegevens, zoals geboortedatum, geslacht en nationaliteit;
• gegevens over ouders, voogden of gezinssituatie;
• lidmaatschapsgegevens;
• gegevens over deelname aan activiteiten, kampen of evenementen;
• medische gegevens en informatie die noodzakelijk is voor een veilige begeleiding;
• foto's en video's van activiteiten en evenementen;
• gegevens die je invult via formulieren op onze website;
• gegevens die je verstrekt wanneer je je als vrijwilliger aanmeldt;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor reservaties of verhuur van onze lokalen;
• bestel- en contactgegevens die via onze webshop worden verstrekt;
• technische gegevens bij het gebruik van onze website of ons netwerk, zoals IP-adres, apparaatgegevens en technische logs.

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor onze werking.

Waarom verwerken we deze gegevens?

Persoonsgegevens kunnen onder andere worden verwerkt voor:

• ledenadministratie;
• communicatie met leden, ouders, leiding en vrijwilligers;
• organisatie van activiteiten, weekends, kampen en evenementen;
• verzekering en veiligheid van onze leden;
• medische begeleiding tijdens scoutsactiviteiten;
• beheer van inschrijvingen;
• organisatie van vrijwilligers;
• reservatie en verhuur van onze lokalen;
• verwerking van bestellingen via onze webshop;
• beantwoorden van vragen via onze website;
• beheer en beveiliging van onze website en IT-infrastructuur;
• beheer en beveiliging van het wifi-netwerk;
• naleving van wettelijke en administratieve verplichtingen.

Rechtsgrond voor de verwerking

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op één of meerdere rechtsgronden uit de AVG.

Dit kan onder andere zijn:

• jouw toestemming;
• de uitvoering van een overeenkomst of inschrijving;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van SIK Gent, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze website, lokalen en IT-infrastructuur;
• bescherming van de vitale belangen van een persoon wanneer dit noodzakelijk is voor diens gezondheid of veiligheid.

Wanneer persoonsgegevens uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, kan die toestemming steeds worden ingetrokken.

Medische en gevoelige persoonsgegevens

Voor de goede begeleiding en veiligheid van onze leden kunnen bepaalde medische of andere gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• allergieën;
• medicatie;
• voedingsintoleranties;
• medische aandoeningen;
• belangrijke informatie die leiding moet kennen om een lid veilig te kunnen begeleiden.

Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor onze werking en wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Waar vereist worden medische gegevens verwerkt op basis van uitdrukkelijke toestemming van het lid of diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Medische gegevens zijn enkel toegankelijk voor personen binnen onze werking die deze informatie nodig hebben voor de veilige begeleiding van het betrokken lid.

Foto's en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten, kampen, weekends en evenementen kunnen foto's en video's worden gemaakt.

Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

• onze website;
• sociale media;
• interne communicatie;
• nieuwsberichten;
• promotionele communicatie over onze scoutsgroep.

Wij respecteren hierbij de geldende toestemmingen en voorkeuren van leden, ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Wanneer toestemming vereist is voor het publiceren van herkenbaar beeldmateriaal, kan deze toestemming steeds worden ingetrokken. Dit heeft geen invloed op verwerkingen die reeds rechtmatig gebeurden vóór de intrekking.

Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens kunnen rechtstreeks worden verkregen via:

• leden;
• ouders of voogden;
• leiding;
• vrijwilligers;
• huurders;
• bezoekers;
• formulieren op onze website;
• onze webshop;
• systemen van Scouts en Gidsen Vlaanderen.

Sommige technische gegevens worden automatisch verwerkt wanneer je onze website of ons wifi-netwerk gebruikt.

Website, cookies en technische gegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt.

Dit kan onder andere gaan om:

• IP-adres;
• browsertype;
• toesteltype;
• besturingssysteem;
• datum en tijdstip van een bezoek;
• bezochte pagina's;
• technische foutmeldingen;
• beveiligingslogs;
• cookiegegevens.

Deze gegevens worden gebruikt om onze website correct te laten functioneren, problemen op te lossen en de beveiliging van onze website en systemen te waarborgen.

Waar wettelijk vereist worden niet-essentiële cookies alleen geplaatst nadat hiervoor toestemming werd gegeven.

Cookievoorkeuren kunnen via de cookie-instellingen op onze website worden gewijzigd.

Wifi-netwerkbeleid

Wij bieden een wifi-netwerk aan voor huurders, bezoekers en leiding in onze scoutslokalen.

Er zijn twee netwerken beschikbaar:

• Gastnetwerk "SIK" – toegankelijk voor huurders en bezoekers.
• Hoofdnetwerk "SIK GENT" – bedoeld voor onze leiding.

Het gebruik van ons netwerk moet gebeuren in overeenstemming met de geldende wetgeving en de regels van onze scoutsgroep.

Het netwerk mag niet worden gebruikt voor onwettige activiteiten of voor activiteiten die onze systemen, gebruikers of andere personen kunnen schaden.

Voor het beheer, de beveiliging en bescherming van ons netwerk kunnen technische netwerkgegevens worden geregistreerd.

Afhankelijk van onze netwerkapparatuur kan dit onder andere gaan om:

• IP-adressen;
• technische identificatiegegevens van toestellen;
• verbindingsgegevens;
• tijdstip en duur van een verbinding;
• netwerkverkeer en beveiligingslogs;
• bezochte domeinnamen wanneer deze technisch zichtbaar zijn voor het netwerkbeheer.

Wij gebruiken deze gegevens niet om zonder aanleiding individuele gebruikers te volgen of de inhoud van persoonlijke communicatie te lezen.

Netwerkgegevens worden uitsluitend geraadpleegd wanneer dit noodzakelijk is voor technisch beheer, beveiliging, onderzoek naar misbruik of het naleven van wettelijke verplichtingen.

SIK Gent kan de toegang tot het netwerk beperken of blokkeren wanneer er sprake is van misbruik, een veiligheidsrisico of een overtreding van onze regels.

Bij ernstige of mogelijk strafbare feiten kunnen relevante gegevens, indien wettelijk toegestaan of verplicht, worden overgemaakt aan bevoegde autoriteiten.

Webshop via Stamhoofd

Voor onze webshop maken wij gebruik van Stamhoofd, een platform voor onder andere ledenbeheer, inschrijvingen en online verkoop.

Onze webshop is bereikbaar via webshop.sikgent.be.

Wanneer je via onze webshop een bestelling of inschrijving uitvoert, kunnen onder andere volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• contactgegevens;
• gegevens over de bestelling;
• betalingsinformatie;
• eventuele aanvullende gegevens die nodig zijn voor de bestelling of activiteit.

Stamhoofd verwerkt persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening die zij aan onze vereniging aanbieden.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Stamhoofd vind je in hun eigen privacybeleid.

Vrijwilligers

Wanneer je je via onze website aanmeldt als vrijwilliger, kunnen wij onder andere volgende gegevens bewaren:

• voornaam;
• achternaam;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• onderwerpen of activiteiten waarvoor je wilt helpen;
• je eventuele bericht.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om onze vrijwilligerswerking te organiseren en om je te contacteren wanneer wij hulp zoeken waarvoor je je hebt opgegeven.

Je gegevens worden niet automatisch gebruikt voor nieuwsbrieven of commerciële communicatie.

De gegevens worden bewaard zolang je aangegeven hebt beschikbaar te willen blijven als vrijwilliger of zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor onze vrijwilligerswerking.

Wil je niet langer in onze vrijwilligerslijst staan? Dan kun je dit melden via vzw@sikgent.be. Wij verwijderen je gegevens vervolgens, tenzij wij bepaalde gegevens om wettelijke redenen langer moeten bewaren.

Delen van persoonsgegevens en externe dienstverleners

SIK Gent verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met organisaties of dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor onze werking.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw;
• Stamhoofd;
• website- en hostingproviders;
• e-mailproviders;
• betalingsproviders;
• IT- en beveiligingsdienstverleners;
• verzekeringsmaatschappijen;
• bevoegde overheidsdiensten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens voor ons verwerkt, verwachten wij dat deze gegevens op passende wijze worden beschermd en uitsluitend worden gebruikt voor het overeengekomen doel.

Toegang tot persoonsgegevens

Binnen SIK Gent krijgen alleen personen toegang tot persoonsgegevens wanneer zij deze gegevens nodig hebben om hun taak binnen onze werking uit te voeren.

Niet alle leiding heeft automatisch toegang tot alle persoonsgegevens.

Bijzondere of gevoelige gegevens, zoals medische informatie, worden zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld.

De concrete bewaartermijn verschilt naargelang het soort gegevens en de wettelijke of administratieve verplichtingen die daarop van toepassing zijn.

Medische gegevens worden maximaal één jaar na het einde van het lidmaatschap bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Gegevens uit contactformulieren, vrijwilligersformulieren en andere aanvragen worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn.

Technische netwerk- en beveiligingslogs worden slechts gedurende een beperkte periode bewaard, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn voor het onderzoeken van een technisch incident, veiligheidsincident of mogelijk misbruik.

Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht bestaat, zoals bepaalde administratieve of financiële documenten, kunnen gedurende de wettelijk vereiste periode worden bewaard.

Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de omstandigheden heb je onder andere het recht op:

• inzage: je kunt vragen welke persoonsgegevens wij over jou verwerken;
• verbetering: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
• verwijdering: je kunt in bepaalde gevallen vragen om persoonsgegevens te verwijderen;
• beperking: je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken;
• bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van toestemming: wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is, kun je die toestemming steeds intrekken;
• gegevensoverdraagbaarheid: wanneer dit recht van toepassing is, kun je vragen persoonsgegevens in een gestructureerde vorm te ontvangen.

Voor gegevens die via Scouts en Gidsen Vlaanderen worden beheerd, kunnen bepaalde gegevens ook via de Groepsadministratie worden geraadpleegd of aangepast.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij bij een verzoek vragen om je identiteit te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk zijn om je identiteit te controleren.

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

SIK Gent – Scouting in Kriko
Ottergemsesteenweg 383
9000 Gent
E-mail: lode@sikgent.be

Voor zaken die betrekking hebben op de centrale gegevensverwerking van Scouts en Gidsen Vlaanderen kun je ook contact opnemen met:

Functionaris voor Gegevensbescherming van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw
Wilrijkstraat 45
2140 Antwerpen
E-mail: privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be

Klacht indienen

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kun je eerst contact met ons opnemen zodat wij jouw vraag kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer onze werking, onze gebruikte systemen of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.